Consultoria em gestão: quando é o momento de investir?

A melhoria dos resultados de uma empresa é um objetivo permanente entre seus executivos. Atuar em mercados cada vez mais competitivos e dentro de um mundo VUCA (Volatility + Uncertainty + Complexity + Ambiguity) é um desafio diário.

Neste cenário, onde entra a contratação de uma empresa de consultoria em gestão?

Primeiro passo: Reconhecer que há um problema

Óbvio, não?

No entanto, reconhecer que há um problema a resolver é admitir que algo possa não estar bem – ou não estar indo tão bem como deveria.

Em alguns casos, o reconhecimento do problema a enfrentar chega somente no momento em que há pouco a ser feito. Mas, por que isso ocorre?

Porque as pessoas tendem a ter uma espécie de “miopia seletiva”, que as impede de enxergar o que está, de fato, ocorrendo. Em outros casos, a ideia de que “sempre fizemos assim e, daqui a pouco, volta ao normal” (seja lá o que signifique, de fato, “normal”) leva a executivos e empreendedores a esperar um tempo de que eles, na verdade, não dispõem.

Uma terceira situação refere-se a problemas que, embora pontuais, a partir do momento em que surgem, colocam o mundo de pernas pro ar. A pandemia de COVID-19 é um dramático exemplo disso. Quando a direção acorda para esse fato, na maioria das vezes, é tarde demais.

Como superar isso? Avaliando dados, informações e tendências que, via de regra, estão lá, na cara de quem quiser ver…

Toda empresa que se preze possui dados sobre a situação de vendas, custos, resultados. Normalmente o problema é que falta transformar esses dados em informações gerenciais.

Usar esses dados e informações para traçar gráficos de tendências, comparar períodos passados com o presente, fazer projeções para o futuro, analisar se o comportamento dos indicadores-chave de performance (os famosos KPI’s, em inglês) aponta para um declínio dos resultados, avaliar os riscos (estratégicos, mercadológicos, de compliance, operacionais e outros)… esse é um dos caminhos para identificar um problema.

E por que as empresas falham em fazer isso? Aqui entra o segundo passo…

Segundo passo: Buscar ajuda

Uma empresa de consultoria em gestão pode ser uma grande aliada na análise e compreensão do problema. A realização de um bom diagnóstico (amplo, abrangente, fidedigno, sem esconder dados negativos) por um time de consultores experientes pode (e deve!) ser um dos primeiros estágios para solucionar o problema dos resultados insatisfatórios.

Diagnosticar não somente os problemas, mas, fundamentalmente, suas causas, é algo que pode compor um escopo de serviços de consultoria empresarial logo no início de um projeto de mudanças.

A isenção de alguém “de fora” da organização, o conhecimento de metodologias de análise e solução de problemas e a experiência dos profissionais que compõem a equipe são diferenciais no momento de se trazer uma consultoria para dentro da empresa.

Não há dúvidas de que contratar uma empresa de consultoria em gestão é um excelente caminho para agilizar a solução dos problemas e voltar a ter (e a superar!) os resultados esperados.

Terceiro passo: Saber o quê e como contratar

Muitas dúvidas podem surgir quando se decide pela contratação de uma empresa de consultoria em gestão.

A primeira – e talvez a mais complicada – é o que esperar claramente dos serviços que serão contratados e, principalmente, como medir seu impacto nos resultados.

Nesse contexto, uma boa definição de escopo, produtos esperados (os “entregáveis”), exclusões, prazos de execução das atividades, forma de remuneração da consultoria e outros detalhes, uma vez bem definidos, fazem toda a diferença.

Da mesma forma que ocorre, por exemplo, em grandes obras de construção civil, a elaboração de um “termo de referência” é uma forma de explicitar, sem deixar pontos obscuros, as condições de contorno a considerar na contratação de uma empresa de consultoria em gestão.

No segmento de consultoria, cada vez mais, as contratações de projetos são pautadas pelo estabelecimento dessas condições de contorno, o que ajuda, inclusive, a equalizar propostas no estágio mais próximo da decisão em relação a qual empresa contratar.

Há mais de vinte anos, organismos de cooperação internacional, como o PNUD – Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento – e o IICA – Instituto Interamericano de Cooperação para a Agricultura – realizam a contratação de grandes projetos de consultoria utilizando esse formato.

Um bom termo de referência define claramente o quê e como contratar.

Quatro passo: Planejar como os serviços vão ser realizados

Embora óbvia, uma etapa normalmente negligenciada na contratação de consultoria em gestão é o planejamento detalhado de todas as etapas do projeto que se inicia.

De fato, a maior parte dos executivos e empreendedores entendem que, uma vez contratada a empresa de consultoria, o primeiro passo é “pôr a mão na massa” e esperar pelos resultados.

Muita calma nessa hora!

A consultoria não flui somente com o trabalho da equipe da empresa contratada. Muitas das atividades – especialmente na fase de diagnóstico – ocorrem a partir da interação dessa equipe com os colaboradores da empresa contratante.

Nesse sentido, um planejamento bem elaborado – com a previsão de tudo o que deverá ser feito, como as atividades ocorrerão e em que prazo, quem participará de qual etapa e porquê, custos com as horas de trabalhos dos colaboradores e a abrangência de cada atividade – é fundamental, deixando claro o que se espera como produtos em cada etapa, incluindo os resultados comparativos esperados (antes vs depois).

Quinto passo: Executar o que foi planejado

Este é o momento em que a competência do time de consultores aparece!

De fato, a execução das atividades conforme planejado, com uma equipe competente e focada naquilo que se deve entregar a cada passo, é o que se espera da empresa de consultoria em gestão que foi contratada.

É neste momento que os benefícios começam a ficar claros para a empresa contratante. À medida que o trabalho evolui, os resultados surgem: maior produtividade, redução de custos, incorporação de novos conhecimentos, maior foco naquilo que interessa ao negócio, melhoria de processos… Tudo a partir de um escopo de serviços claro e bem elaborado!

Com os resultados ocorrendo e sendo monitorados a partir do acompanhamento do que foi planejado, podem surgir eventuais ajustes. Essa é mais uma das vantagens de um bom planejamento: a permanente verificação do que está acontecendo e a possibilidade de se introduzirem as mudanças necessárias ao sucesso do projeto.

Correções de rumo são comuns em projetos de consultoria e não devem ser motivo de preocupação, desde que façam sentido para o aprimoramento do processo como um todo e que venham baseadas em critérios claros de avaliação dos resultados.

Sexto passo: Avaliar os resultados obtidos

Cumpridas todas as etapas planejadas, chega o momento de se avaliarem os resultados obtidos com a consultoria contratada.

Mais uma vez, o papel de um bom planejamento fica claro, permitindo uma comparação isenta entre o que se esperava obter como resultados e aquilo que foi realizado na prática.

Se quiser saber mais sobre a nossa atuação em consultoria empresarial, faça-nos uma visita em nosso site ou venha conversar com a gente! Entre em contato!

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